L'organisation est le premier défi de la pratique libérale

Pour les psychologues fraîchement diplômé·e·s et/ou envisageant de se lancer en pratique libérale, le premier défi peut souvent être de savoir s'organiser efficacement.

Entre la gestion des dossiers clients, la gestion de la file active, la planification des séances et la gestion administrative, il est essentiel de mettre en place des stratégies solides pour assurer le bon fonctionnement de votre pratique. Dans cet article, nous partagerons quelques conseils pratiques pour vous aider à relever ce défi avec succès.

1. Créez un système de gestion des dossiers 

La gestion des dossiers patients est l'une des tâches les plus importantes pour tout psychologue en pratique libérale. Assurez-vous de mettre en place un système qui vous convient pour stocker et gérer les informations confidentielles de vos patients. Cela peut inclure la création de dossiers physiques ou l'utilisation de logiciels de gestion de dossiers électronique. Veillez à respecter les normes de confidentialité et de sécurité des données en vigueur dans votre pays. En France, la CNIL est une précieuse source d'informations : https://www.cnil.fr/fr/thematiques/sante.

2. Organisez votre file active et votre file d'attente

La file active, c'est-à-dire la liste des patient·e·s avec lesquels vous avez des rendez-vous réguliers, nécessite une attention particulière. Assurez-vous de tenir à jour cette liste et de planifier les séances de manière appropriée. Vous pouvez utiliser des codes couleur pour identifier les priorités et les différentes fréquences de rendez-vous.

Il est également important d'adapter la taille de votre file active à votre pratique. En effet, un thérapeute qui propose une fréquence de rendez-vous hebdomadaire n'aura pas la même file active qu'un thérapeute qui propose une fréquence mensuelle.

3. Utilisez un agenda efficace

Un agenda bien organisé est essentiel pour gérer vos rendez-vous, vos séances et vos autres engagements professionnels.

Choisissez un système qui fonctionne pour vous, que ce soit un agenda papier traditionnel ou un calendrier électronique synchronisé avec votre téléphone ou votre ordinateur.

Souvent les psychothérapeutes bloquent un créneau d'une heure pour des séances de 45 minutes. Il est toutefois fréquent de dépasser le temps alloué aux séances. Pensez-donc à inclure dans votre journée des espaces "tampons" pour compenser d'éventuels retards.

4. Planifiez un temps pour l'administratif et la gestion du cabinet

Nous vous conseillons de planifier quotidiennement un temps pour les appels téléphoniques et les tâches administratives.

Il est bien moins fatigant d'envoyer les factures quotidiennement (ce qui prend quelques minutes) que d'attendre la fin du moins pour toutes les envoyer lors d'une session administrative interminable !

La gestion du cabinet comprend également la gestion de vos informations sur les différentes plateformes de référencement, la réponse aux mails et SMS, le rappel des personnes ayant laissé un message et le déplacement des rendez-vous annulés. Vous pouvez également inclure la rédaction de comptes-rendus dans ce temps administratif.

5. Utilisez des outils adaptés

Pour simplifier et optimiser davantage votre organisation, envisagez d'intégrer un outil de gestion spécialement conçu pour les professionnels de la santé mentale. Certains outils offrent une solution tout-en-un pour la gestion des dossiers, la planification des séances, la facturation et bien plus encore.

Nous avons développé UMEO-Care dans cette optique. Avec UMEO-Care, vous retrouvez toutes les informations dans une seule plateforme conviviale. Il permet notamment de gérer facilement les dossiers patient·e·s, prendre des notes de session, planifier des rendez-vous et envoyer des rappels automatiques pour les rendez-vous et les tâches assignées.

Notre logiciel génère et envoie les factures et simplifie l'administratif. En utilisant un logiciel de gestion tel qu'UMEO-Care, vous gagnerez du temps et réduirez les erreurs. De plus, vous pourrez offrir à vos patients et patientes un service professionnel et transparent, ce qui contribuera à renforcer leur confiance en vous en tant que professionnel de la santé mentale. Pour en savoir plus sur UMEO-Care et commencer votre essai gratuit, c'est par ici : https://www.umeo-store.com/content/45-umeo-care.

En suivant ces conseils et en développant des habitudes d'organisation solides, vous serez mieux équipé pour relever les défis de la pratique libérale. N'oubliez pas de rester flexible et d'ajuster votre système en fonction de vos besoins et de votre expérience professionnelle.

Avec le temps, vous trouverez ce qui fonctionne le mieux pour vous et pour vos patient·e·s. Bon courage dans votre parcours professionnel !